Un exemple de intégration entre les contrôles de projet et la gestion des contrats

Abstrait (Anglais)

Dans les contrats internationaux, l'évaluation des retards dans le calendrier est effectuée à l'aide de techniques de planification médico-légale spécifiques qui permettent d'analyser un événement ou un groupe d'événements. , souvent en "concurrence", afin de poursuivre EOT (délai) et frais de prolongation. Dans les nouveaux FIDIC, des clauses plus spécifiques régissent la gestion de l'EOT, mesure des retards et réclamations pertinentes; une approche structurée de la gestion des réclamations est nécessaire, ce qui implique une meilleure intégration entre les contrôles du projet et la gestion des réclamations; dans les grands projets complexes, un groupe de travail spécifique sur les réclamations peut être nécessaire, depuis le démarrage du projet, spécifiquement dédiée à la gestion des sinistres; dans tous les cas est nécessaire pour gérer (potentiel) réclamations depuis le stade de l'appel d'offres.

Prémisse

Dans les contrats internationaux, l'analyse et l'évaluation des "Retards" sont effectuées avec des techniques de planification médico-légale, qui permettent d'analyser les impacts d'événements isolés ou d'un groupe d'événements, souvent concomitant, sur les étapes d'exécution du projet, afin de négocier des prolongations de délai (EOT) e frais de prolongation. Les Contrats régulent désormais cette activité qui nécessite d'être bien encadrée dès la phase d'appel d'offres et mise en œuvre de manière intégrée avec le système de contrôle du projet et de gestion des contrats.. Les nouvelles versions FIDIC, certains déjà publiés dans 2018, ils demandent encore plus processus spécifiques de gestion des sinistres. Dans les projets concernés, un groupe de travail spécifique dédié à la gestion des réclamations peut être nécessaire, composé de professionnels compétents.

Cible

La gestion des réclamations basées sur les retards et/ou la perte de productivité (perturbation) nécessite une approche plus intégrée entre les contrôles du projet et la gestion des contrats, pendant l'exécution du projet afin de préparer le terrain pour les "demandes de variations" et les réclamations; ceci est particulièrement vrai pour trois processus:

1. L'élaboration et la mise à jour périodique d'un programme de master (c'est à dire. calendrier de référence du projet) précise qui répond cependant à certaines exigences "techniques" pour fiabiliser la phase suivante analyse des retards de planification, surtout dans le cas plus fréquent de retards simultanés (retard simultané).
2. La mise en place et la maintenance d'une "archive projet" qui retrace toutes les informations du projet de manière structurée et "contemporaine" (c'est à dire. enregistrement de projet contemporain); cette activité est essentielle pour étayer les motifs de la réclamation et fournir la documentation nécessaire aux avocats et experts impliqués dans les phases ultérieures.
3. Un processus de communication précis, conformément aux exigences contractuelles, qui nécessite une planification minutieuse mensuelle ou bihebdomadaire des communications à effectuer vers le client et/ou vers les sous-traitants, concernant les événements susceptibles d'avoir un impact, demandes d'éclaircissements (RFI), la soumission de propositions et/ou de demandes de modifications e, naturellement, communication des retards détectés (avis de retard), étant donné que la notification en temps utile du retard est une condition contractuelle habituelle de recevabilité (droit) de la réclamation.

L'approche recommandée

Voyons plus en détail les activités spécifiques qui doivent être réalisées.

1. Phase précontractuelle (c'est à dire. Pendant l'appel d'offres): examine les clauses contractuelles de gestion des changements et réclamations et des contrôles de projet afin de mettre en place avec précision le programme de base, entrer les "événements à risque" déjà identifiés dans cette phase et effectuer la vérification des chemins critiques .
2. Phase de démarrage du projet: généralement le programme de base et d'autres "plans" spécifiques (Plan de risque, Plan de contrôle du projet, Plan de gestion des contrats, etc.) doit être soumis dans le premier 30/60 jours à compter de l'avis de procéder; pendant cette phase de lancement du projet, il est nécessaire de développer le programme de base final, revoir toutes les hypothèses retenues en phase d'appel d'offres et finaliser le Programme, en l'intégrant à tous les événements à risque (Événements à risque pour l'employeur / Événements à risque pour les entrepreneurs) avec la vérification finale des chemins critiques.
3. Phase d'exécution: évaluation des impacts temporels et des coûts d'extension dus aux variantes (changement) et/ou "événements" causés par le Client et accompagnement dans l'analyse et la préparation du dossier de "demande de variations".
4. Phase d'arbitrage-contentieux: préparation de la documentation à l'appui de la réclamation en tenant compte en particulier de l'analyse des impacts décrits ci-dessus, utiliser les diverses techniques de planification médico-légale et d'analyse des retards d'échéancier (Analyse de l'impact temporel, Comme prévu vs. Tel que construit, etc..). De toute évidence, si lors de l'exécution du projet on a pris soin d'effectuer les trois processus indiqués au paragraphe précédent, en particulier la maintenance des archives du projet (enregistrement de projet contemporain) avec une analyse prospective régulière et appropriée des "Retards", le travail en phase arbitrage-contentieux est considérablement facilité. Une autre activité dont je pourrais m'occuper est l'interface avec d'éventuels consultants "réclamations et litiges" impliqués dans des arbitrages ou des litiges judiciaires, riguardo al planification médico-légale.

En résumé, l'activité de planification médico-légale peut se résumer ainsi:

Analyse médico-légale de la demande et de la demande reconventionnelle (réel ou potentiel)

• Analyse des conditions de la réclamation (présence de Owner’s Delay Events) liés à l'avancement des travaux;
• Interface avec l'équipe de projet pour recueillir des informations et des pièces justificatives;
• Analyse et simulations des impacts sur les jalons contractuels et analyse du chemin critique (analyse médico-légale);
• Analyse et examen des situations de retards simultanés;
• Contribution à la rédaction du dossier d'appui à la réclamation;
• Négociation et rencontre éventuelle avec le client.

Analyse médico-légale des variantes (changement) ou des modifications potentielles afin de déterminer:

• Délai (EOT);
• Frais de prolongation.

Fornire "expert forensic planning" entrée par dossier e reporting:         

• Pour confirmer et qualifier les résultats de l'analyse médico-légale des réclamations ou réclamations potentielles
• Pour les présentations internes à la direction de l'entreprise et du projet pour examen et approbation;
• Par remise au Client conformément aux exigences contractuelles;
• Par résumé analytique, les principales parties prenantes internes.

conclusion

Les compétences en planification médico-légale couvrent les contrôles de projet et la gestion des contrats et une approche intégrée est requise, traduites en procédures appropriées qui doivent faire partie du système de gestion de projet de l'entreprise et "gardées" par le PMO. Les ressources doivent être formées.

Les procédures de planification médico-légale nécessitent l'application de méthodologies et de techniques d'ingénierie des coûts (méthodes d'analyse des retards, De systèmes de gestion de la valeur acquise pour la mesure de la productivité et l'évaluation de la «perturbation”, ainsi que des outils spécifiques de gestion de documents (systèmes de gestion de documents) intégré aux outils de planification et d'ordonnancement (planification et ordonnancement) et des outils pour réaliser une analyse quantitative des risques liés à l'ordonnancement (analyse quantitative des risques liés à l'échéancier).