In un contesto economico sempre più competitivo, la capacità di gestire i progetti in modo efficace rappresenta una leva strategica per il successo delle organizzazioni. La crescente complessità dei progetti, combinata con la necessità di rispettare tempistiche strette, budget limitati e standard di qualità elevati, richiede strumenti avanzati per il monitoraggio e il controllo.

Introduzione

È in questo scenario che il sistema di project control diventa un elemento essenziale.

Se ben implementato non è solo uno strumento operativo, ma una componente strategica che consente di prendere decisioni tempestive e informate.

Infatti, attraverso una gestione integrata della pianificazione, dei costi e dei rischi, il sistema supporta il management nel prevenire gli sprechi e ottimizzare le risorse.

Le recenti innovazioni tecnologiche, come la digitalizzazione dei processi, l’adozione dell’Earned Value Management (EVM) e l’integrazione con piattaforme di business intelligence come Power BI, hanno ulteriormente potenziato l’efficacia dei sistemi di project control.

Questi strumenti sono oggi indispensabili, soprattutto nei progetti complessi e multinazionali, dove la capacità di analizzare i dati in tempo reale e di intervenire proattivamente fa la differenza tra il successo e il fallimento.



Un esempio concreto è il settore delle costruzioni: senza un sistema adeguato, il rischio di ritardi nella consegna di un’infrastruttura critica aumenta esponenzialmente, con conseguenze significative in termini economici e reputazionali.



In questo articolo esploreremo come testare e implementare un sistema di project control efficace, offrendo spunti pratici e un elenco completo di domande guida per valutarne l’efficacia.


Obiettivi di un sistema di Project Control

Il sistema di project control svolge un ruolo cruciale nel garantire il successo dei progetti, fornendo un quadro strutturato per pianificare, monitorare e controllare i principali aspetti legati alla gestione di tempi, costi e risorse.

Infatti, la sua funzione principale è trasformare i dati di progetto in informazioni strategiche, consentendo di prendere decisioni basate su un’analisi oggettiva delle performance. Un sistema efficace richiede un approccio strutturato, basato sull’integrazione di processi di pianificazione, schedulazione, monitoraggio dei costi e gestione dei rischi.

Tra le metodologie più avanzate in questo ambito, l’Earned Value Management (EVM) si distingue per la sua capacità di correlare il progresso fisico del progetto con i costi e il cronoprogramma, offrendo una visione dettagliata e quantitativa delle performance.

Dunque, il cuore del sistema di project control è il processo periodico di misurazione, analisi e valutazione dell’avanzamento del progetto, che si concretizza nella determinazione del project progress a una data specifica.

Tuttavia, la valutazione del progresso deve essere considerata in modo olistico, poiché riguarda tutti gli elementi che, insieme, determinano il successo del progetto. Tra questi figurano:

• Il rispetto delle tempistiche e del budget stabilito.
• Il mantenimento degli standard di qualità richiesti.
• L’esecuzione controllata delle modifiche (change management), per evitare derive progettuali.
• La mitigazione dei rischi, attraverso un approccio proattivo e basato su dati concreti.

Un sistema efficace, quindi, non si limita a misurare le performance, ma le interpreta in chiave strategica, consentendo ai decision-maker di adottare azioni correttive tempestive per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi definiti.

Le quattro componenti essenziali di un sistema di Project Control

1. Supporto nella definizione e nello sviluppo della baseline di progetto

La baseline rappresenta il punto di riferimento per misurare il progresso di un progetto (project progress). Un sistema di project controls efficace aiuta a definire una baseline robusta, allineata agli obiettivi del progetto e coerenti con i requisiti contrattuali.

2. Misurazione e valutazione del progresso rispetto alla baseline pianificata

La capacità di confrontare l’avanzamento effettivo del progetto alla data di riferimento con quello pianificato, è essenziale per identificare tempestivamente eventuali deviazioni. Ciò diventa rilevante, specialmente in ottica di poter intraprendere opportune azioni correttive.

3. Rilevazione e gestione tempestiva di eventi che possono influire sul progresso del progetto

I progetti sono spesso esposti a eventi imprevisti che possono causare ritardi o aumenti dei costi. La chiave del controllo risiede nella rilevazione tempestiva di ogni devianza, per consentire alla direzione di progetto di intervenire rapidamente con eventuali azioni correttive.

4. Produzione di report dettagliati e personalizzati

La gestione della comunicazione di progetto è una componente essenziale per il successo, poiché consente di prendere decisioni informate e supporta ogni attività aziendale, in particolare nelle fasi di sviluppo.

Test di Valutazione del Sistema di Project Controls

Per valutare l’efficacia del sistema di project controls in uso, è fondamentale porsi le domande giuste. Questo test permette di valutarne il livello di maturità, identificando eventuali criticità e aree di miglioramento. Ogni domanda è accompagnata da un esempio pratico per facilitarne la comprensione.

Il test va inteso come capacità di rispondere a domande progressivamente più complesse, in una scala da 1 a 10, dove 10 rappresenta il livello di eccellenza del sistema di Project Control. Ogni domanda ha tre possibili risposte: no, parzialmente, sì.

VALUTA IL TUO SISTEMA DI PROJECT CONTROL!

Il risultato del test permette di individuare la capacità attuale del sistema di Project Control (Livello di Maturità) ed i prossimi miglioramenti che è opportuno conseguire per intraprendere il percorso verso l’eccellenza.

Punteggio Totale	Livello di Maturità	Descrizione e Indicazioni di Miglioramento
0-2	Livello 1: Controllo minimo del progetto	🔹 Il sistema è limitato alla sola misurazione dell’avanzamento fisico, senza alcuna integrazione con i costi o le tempistiche complessive. ⚠️ Criticità: Nessun controllo strutturato, decisioni reattive. ✅ Miglioramenti: Implementare un processo di scheduling per ottenere un primo livello di previsione dei tempi.
3-4	Livello 2: Sistema iniziale di planning e scheduling	🔹 Il sistema implementa una pianificazione di base con CPM, ma manca di un controllo dei costi. ⚠️ Criticità: Assenza di gestione risorse e costi, pianificazione isolata. ✅ Miglioramenti: Integrare il monitoraggio delle risorse nel programma e migliorare la precisione della schedulazione.
5-6	Livello 3: Gestione delle risorse nel progetto	🔹 Il sistema alloca risorse interne ed esterne nel piano del progetto, migliorando la pianificazione operativa. ⚠️ Criticità: Nessun controllo sulle performance o sui costi. ✅ Miglioramenti: Integrare un’analisi della produttività e una stima dei costi a completamento.
7-8	Livello 4: Integrazione del cost management	🔹 Il sistema include un processo di cost management che consente di stimare il costo a completamento (EAC). ⚠️ Criticità: Mancanza di una metodologia avanzata di monitoraggio dei costi (EVM). ✅ Miglioramenti: Adottare l’Earned Value Management (EVM) per ottenere KPI affidabili sulla performance di tempi e costi.
9-10	Livello 5: Applicazione dell’Earned Value Management (EVM)	🔹 Il sistema utilizza l’EVM per monitorare costi e tempi con indicatori SPI e CPI. ⚠️ Criticità: Mancanza di una gestione strutturata dei rischi che potrebbe compromettere le stime. ✅ Miglioramenti: Integrare il Risk Management per anticipare gli impatti sui costi e le tempistiche.
11-12	Livello 6: Gestione dei rischi strutturata	🔹 Il sistema implementa un registro dei rischi, valutando impatti e piani di mitigazione. ⚠️ Criticità: Mancanza di una metodologia avanzata come il QSRA. ✅ Miglioramenti: Implementare QSRA e simulazioni Monte Carlo per valutare le probabilità di successo del progetto.
13-14	Livello 7: Integrazione con la gestione contrattuale	🔹 Il sistema include la gestione delle modifiche contrattuali, supportando la negoziazione di Extension of Time (EOT) ed extra costi. ⚠️ Criticità: Mancanza di integrazione con il cost control e il reporting avanzato. ✅ Miglioramenti: Automatizzare l’analisi degli impatti dei change sulle milestone contrattuali.
15-16	Livello 8: Reporting evoluto	🔹 Il sistema utilizza dashboard interattive per analizzare performance, rischi e costi. ⚠️ Criticità: Mancanza di comunicazione personalizzata per i diversi stakeholder. ✅ Miglioramenti: Personalizzare i report per il management e gli stakeholder chiave.
17-18	Livello 9: Comunicazione agli stakeholder	🔹 Il sistema garantisce un flusso di informazioni chiaro per management, clienti e stakeholder. ⚠️ Criticità: Mancanza di un sistema di feedback per migliorare la comunicazione. ✅ Miglioramenti: Implementare strumenti di stakeholder engagement e revisione periodica della comunicazione di progetto.
19-20	Livello 10: Sistema aziendale di lessons learned	🔹 Il sistema incorpora un processo di lessons learned, alimentando un database aziendale per il miglioramento continuo. ⚠️ Criticità: Mancanza di un sistema strutturato per l’analisi post-progetto. ✅ Miglioramenti: Creare un framework di valutazione delle lessons learned con follow-up su nuovi progetti.

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