Questo articolo tratta della necessità strategica di monitorare e gestire la forza lavoro durante l’esecuzione di un progetto, facendo distinzione tra essa e le tecniche di stima in fase di pianificazione.

Un sistema unico al servizio degli Stakeholder

Controllare e gestire la forza lavoro è fondamentale per main contractor, appaltatori e committenti, ciascuno con esigenze specifiche che devono essere soddisfatte. Ma, dall’altra parte, la stima della forza lavoro è il parametro più variabile e incerto nella determinazione dei costi, ed elemento chiave anche della schedulazione e della gestione contrattuale.

Le esigenze dei contractor, dei general contractor e dei committenti

Descrivo tre scenari principali:

• Contractor e subappaltatori che gestiscono direttamente la propria forza lavoro.
• Main contractor o general contractor che non hanno una forza lavoro diretta, a parte il personale di gestione della costruzione.
• Committenti che devono monitorare le risorse umane per valutare l’avanzamento del progetto e, in particolare, la sostenibilità delle stime a finire (o durata rimanente delle attività).

Un sistema unico e coerente può essere progettato solo dal committente, con largo anticipo rispetto alla fase di gara. Deve essere integrato nelle istruzioni ai concorrenti e nelle specifiche contrattuali, perché fa parte del più ampio sistema di project controls.

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Gestire la forza lavoro come contractor

Se sei un contractor, gestire e controllare le risorse è una necessità primaria. Le stime dei costi diretti includono tipicamente tre categorie principali:

• Materiali
• Attrezzature
• Manodopera (labor)

Come già detto, il punto chiave è che la stima delle risorse necessarie è il parametro più variabile. Nei progetti di costruzione, può rappresentare dal 30% al 40% del costo diretto totale. Gestire la forza lavoro significa agire su due aspetti fondamentali:

• Stimare, misurare e controllare la produttività: unità di lavoro prodotte per unità di tempo (es. 15 metri cubi all’ora).
• Pianificare e monitorare l’utilizzo delle risorse nel tempo e suddivise per mansione.

Un esempio concreto

Se la forza lavoro rappresenta il 35% del costo totale del progetto e si impiegano il 25% di ore in più rispetto al previsto, l’impatto sul budget sarà:
0,35 × 0,25 = +8,75%
Risultato? Se l’utile atteso era del 10%, ora è ridotto a solo l’1,25%!

Il controllo della produttività è essenziale anche nei contratti Lump Sum

Si potrebbe pensare che nei contratti Lump Sum, dove il prezzo è fisso e predefinito, il controllo della produttività della manodopera sia meno rilevante per il main contractor e per il committente. In realtà, è esattamente il contrario.

Perché la produttività è critica per main e general contractor? Anche se non gestiscono la forza lavoro direttamente, devono comunque monitorare la produttività dei subappaltatori per garantire che i lavori procedano secondo i piani e che le stime di completamento siano realistiche.

E per il committente? Anche i committenti devono monitorarla per verificare l’attendibilità delle stime fornite dai general contractor e dai subappaltatori. Una resa inferiore alle previsioni può rendere le stime di completamento (ETC) troppo ottimistiche, causando ritardi e problematiche contrattuali.

Dalla produttività all’Earned Value: il controllo come strumento di prevenzione

Il concetto di Earned Value è stato sviluppato proprio con l’obiettivo di stimolare il controllo dei costi. Quando il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti (DOD) ha introdotto il Cost/Schedule Control Systems Criteria (C/SCSC) negli anni ’60, l’obiettivo principale era creare un sistema che consentisse di verificare costantemente la corrispondenza tra lavoro eseguito, costi sostenuti e produttività reale.

L’idea alla base dell’Earned Value Management (EVM) è semplice: se misuri costantemente la produttività e il valore del lavoro effettivamente svolto, puoi confrontarlo con quanto pianificato e individuare eventuali scostamenti prima che diventino un problema serio.

Ecco perché il monitoraggio è fondamentale anche nei contratti Lump Sum: se il valore prodotto è inferiore alle aspettative, significa che le stime iniziali non erano corrette o che le performance sono inferiori al previsto. In entrambi i casi, il controllo tempestivo permette di intervenire prima che il problema si trasformi in un ritardo o in una perdita economica.

Conclusione

Indipendentemente dal ruolo nel progetto, il controllo dell’efficienza della manodopera è essenziale.

• I contractor devono monitorarla per evitare perdite di margine operativo.
• I main e general contractor devono controllare le performance dei subappaltatori per prevenire ritardi ed extracosti.
• I committenti devono verificare la capacità produttiva degli appaltatori per assicurarsi che le stime di completamento siano realistiche.

L’Earned Value Management è uno strumento potente per tenere tutto sotto controllo.

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